Politique De Confidentialité

La présente politique de confidentialité s’applique à la collecte et au traitement des données à caractère personnel effectués par la société BOXROAD, société par actions simplifiée au capital de 10.000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de VILLEFRANCHE-TARARE sous le numéro 915 090 195 et dont le siège social est situé 33, impasse du Lavoir – 69640 DENICÉ, directement sur son site Internet boxroad.fr (« Site ») ou depuis l’application mobile qu’elle exploite (« Application »).

Cette politique de confidentialité est applicable à tout traitement de données à caractère personnel d’un prospect, un client consommateur ou professionnel souhaitant bénéficier des services de BOXROAD, un transporteur référencé sur l’Application ou un prestataire de BOXROAD.

L’exploitation de vos données à caractère personnel par BOXROAD est soumise à la loi n°78-17 du
6 janvier 1978 relative à l’Informatique, aux Fichiers et aux Libertés et au Règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD »).

BOXROAD a la qualité de responsable de traitement au sens du RGPD (Article 4 §7 RGPD).

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles et à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter BOX ROAD :

Par email : rgpd@boxroad.fr

Par courrier postal : 33, impasse du Lavoir

69640 DENICÉ

Collecte de vos données à caractère personnel

Seules les données adéquates, pertinentes, exactes (ou mises à jour) et limitées à ce qui est strictement nécessaire compte tenu des traitements effectués sont effectivement collectées par BOXROAD.

Personnes concernées	Données collectées	Durée de conservation
Client utilisateur	Nom, prénom, email, adresse postale, numéro de téléphone, mot de passe, photographie (si téléchargée par l’utilisateur sur son profil)	3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle
	Copie de la pièce d’identité (carte nationale d’identité ou passeport) et toute autre donnée figurant sur le document fourni
	Adresse de l’enlèvement du matériel / colis du client
	Nom de l’entreprise ou du particulier à l’origine de la demande d’enlèvement
	Adresse de livraison du matériel / colis du client
	Nom de l’entreprise ou de la personne de contact présente sur le lieu de déchargement
	Toute donnée complémentaire associée au matériel / colis à délivrer (nom du produit, type, poids, quantité, matérière dangereuse ou non)
	Toute éventuelle donnée personnelle renseignée dans un commentaire publié par le client via l’Application pour noter le service fourni par BOXROAD
	Coordonnées bancaires (numéro de la carte bancaire, date d’expiration, CVC)
		10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable s’agissant de la conservation des documents comptables et pièces justificatives
Transporteur référencé sur l’Application	Nom, prénom, email, adresse postale, numéro de téléphone, mot de passe, photographie (si téléchargée par l’utilisateur sur son profil)	3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable s’agissant de la conservation des documents comptables et pièces justificatives
	Nom de la société associée, numéros SIRET/ SIREN, numéro de contrat d’assurance de la société
	Copie de l’extrait KBIS
	Copie de la pièce d’identité (carte nationale d’identité ou passeport) et toute autre donnée figurant sur le document fourni
	Photographies du colis lors du chargement et du dépôt
	Coordonnées bancaires du transporteur (Relevé d’identité Bancaire et attestation de RIB)
	Géolocalisation du transporteur	Limitée à la durée d’utilisation de l’Application (durée du contrat)
Tous utilisateurs confondus	Toute donnée à caractère complémentaire renseignée lors de l’envoi d’un email à BOXROAD, via l’onglet prévu à cet effet sur l’Application	3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle avec l’utilisateur concerné
	Informations stockées sur l’équipement terminal (cookies et autres traceurs)	13 mois
	Informations collectées par l’intermédiaire des cookies et traceurs déposés	25 mois

Toute information complémentaire non nécessaire à l’exécution de votre relation contractuelle ou commerciale ne peut être collectée par BOXROAD que si vous avez expressément consenti à la collecte et au traitement de ces informations ou si BOXROAD présente un intérêt légitime à cette collecte.

Utilisation de vos données par BOXROAD et bases légales fondant le traitement

Finalités de traitement	Sous-finalités	Base légales fondant le traitement
Gestion et suivi des relations contractuelles avec le client	Création d’un compte personnel sur l’Application	Exécution du contrat
	Vérification de l’identité du client
	Mise en relation avec des transporteurs pour le déplacement d’un matériel / colis
	Négociation tarifaire avec les transporteurs
	Echanges avec les transporteurs
	Gestion des demandes de renseignements ou des réclamations formulées par un client utilisateur
	Gestion des avis	Intérêt légitime de BOXROAD
Gestion de la relation contractuelle et commerciale avec le transporteur	Création d’un compte personnel sur l’Application	Exécution du contrat
	Vérification de l’identité du transporteur
	Référencement du transporteur sur l’Application
	Localisation du transporteur référencé sur l’Application
	Envoi de propositions de courses proches de la localisation du transporteur
	Mise en relation avec des clients pour le transport de matériel / colis
	Validation de la quotation proposée et envoi au client concerné
	Contact et échanges avec les clients
	Suivi et validation de la livraison effectuée
Gestion de la comptabilité et de la facturation	Tenue de la comptabilité interne	Intérêt légitime de BOXROAD / obligation légale
	Prélèvement du montant validé avec le client	Exécution du contrat
	Calcul de la commission due à BOXROAD sur la quotation convenue entre les parties
	Tenue et gestion de la facturation des courses
	Règlement des transporteurs
Gestion des éventuels litiges (toutes catégories de personnes confondues)	Gestion des litiges (précontentieux / contentieux)	Intérêt légitime de BOXROAD pour l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat
Gestion des demandes liées aux données personnelles	Gestion des demandées liées à l’exercice des droits dont vous disposez vis-à-vis de vos données à caractère personnel	Obligation légale
Cession, transfert, partage de fichiers	Communication et transfert de données à caractère personnel vers les fournisseurs, prestataires et/ou sous-traitants de BOXROAD	Exécution du contrat
Gestion de l’utilisation de l’Application de BOXROAD	Gestion de l’accès et de l’utilisation de l’Application	Intérêt légitime de BOXROAD
	Fonctionnement et optimisation de l’Application
	Accès, visualisation et fourniture des services proposés via l’Application

Toute autre finalité de traitement que celles visées précédemment vous sera expressément communiquée par BOXROAD avant tout traitement de vos données pour cette nouvelle finalité, dont la compatibilité avec les finalités initiales aura été vérifiée au préalable.

Partage de vos données avec des tiers

Les personnes exerçant des missions ou fonctions au sein de BOXROAD sont habilitées à accéder à vos données mais seulement dans la limite de leurs attributions et de l’exercice de leurs fonctions.

Dans le cadre de l’utilisation et du traitement de vos données, BOXROAD est susceptible de transmettre vos données aux entités et/ou sous-traitants suivants :

Prestataires techniques de BOXROAD ayant à connaître certaines de vos données afin d’exécuter le contrat vous liant à BOXROAD ;
ANDCO (prestataire administratif spécialisé transport) ;
Partenaires bancaires de BOXROAD intervenant dans le cadre des transactions régularisées via l’Application ;
Prestataire informatique pour l’hébergement du Site et de l’Application (FlexiApps)
Cabinet d’expert comptable de BOXROAD.

Chacune de ces entités destinataires de vos données assure la stricte confidentialité des données qui lui sont communiquées et s’engage à ne les traiter que pour les besoins de son intervention et dans le respect de la réglementation en vigueur en matière de protection des données.

Vos données peuvent être partagées avec les destinataires susvisés, en particulier dans les situations et conditions suivantes :

Pour permettre à BOXROAD de respecter les obligations légales et réglementaires lui
incombant ;

Si la loi l’exige, BOXROAD peut transmettre vos données pour donner suite aux réclamations présentées contre elle et se conformer aux procédures administratives et judiciaires ;

Si BOXROAD est impliquée dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, elle sera susceptible de céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris les données à caractère personnel. Dans ce cas, vous en serez informé, préalablement à tout transfert de vos données vers une tierce personne.

Transfert de vos données en dehors de l’Union européenne

Dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel, BOXROAD n’opère aucun transfert de ces données vers des prestataires, sociétés ou structures tierces établies dans un pays situé en dehors de l’Union européenne ou vers une organisation internationale.

Si une telle opération de transfert en dehors de l’Union Européenne devait être réalisée, BOXROAD vous informera de tout éventuel transfert de ce type en vous précisant les mesures appropriées prises au préalable pour encadrer ce transfert, s’assurer du niveau de protection adéquat dans le pays concerné et garantir la sécurité et la confidentialité de vos données.

En toute hypothèse, si un tel transfert de vos données en dehors de l’Union européenne était effectué par BOXROAD, vous pourrez solliciter, dans le cadre de l’exercice de vos droits, la décision d’adéquation rendue à l’égard des transferts réalisés par le pays concerné ou, à défaut, une copie des clauses contractuelles applicables ainsi que des précisions sur le lieu et les modalités de stockage de vos données transférées.

Vos droits (En savoir plus)

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès à vos données (Article 15 RGPD) (En savoir plus) ;

Droit de rectification (Article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude de vos données (En savoir plus) ;

Droit de verrouillage ou d’effacement de vos données à caractère personnel (Article 17 RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite (En savoir plus) ;

Droit de retirer à tout moment votre consentement (Article 13-2c RGPD), sans que cela ne porte atteinte à la licéité du ou des traitements de vos données fondés sur votre consentement et déjà effectués avant le retrait de ce consentement ;

Droit à la limitation du traitement de vos données dans des conditions limitativement énumérées (Article 18 RGPD) (En savoir plus) ;

Droit d’opposition au traitement de vos données (Article 21 RGPD) (En savoir plus) ;

Droit à la portabilité des données fournies à BOXROAD, lorsque vos données font l’objet de traitements automatisés fondés sur votre consentement ou sur un contrat
(Article 20 RGPD) (En savoir plus) ;

Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos données et susceptible de produire des effets juridiques vous concernant ou vous affectant significativement (Article 22 RGPD) ;

Droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir que BOXROAD communique (ou non) vos données à un tiers préalablement désigné (En savoir plus). En cas de décès, et à défaut d’instructions de votre part, BOXROAD s’engage à détruire vos données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale ;

De connaître la localisation du destinataire de vos données lorsque ces dernières ont été transférées en dehors de l’Union européenne et d’obtenir une copie de la clause contractuelle type encadrant ce transfert ;

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et notamment de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

Vous pouvez exercer les droits susvisés dans les conditions légales en vigueur, en adressant à BOXROAD un email (rgpd@boxroad.fr) ou un courrier postal en joignant une copie de votre pièce d’identité.

BOXROAD s’engage à vous informer des mesures prises à la suite de votre demande dans le délai maximum d’un (1) mois à compter de la réception de cette demande, ce délai étant susceptible d’être prolongé de deux (2) mois en cas de complexité ou du nombre de demandes.

Mesures de sécurité et confidentialité mises en œuvre

BOXROAD met en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques en matière de sécurité du numérique et de confidentialité afin d’assurer une protection effective et efficace de vos données à caractère personnel qu’elle collecte.

BOXROAD prend toutes les précautions utiles et nécessaires au regard de la nature de vos données personnelles et des risques présentés par les traitements qu’elle réalise dans le cadre de son activité afin de préserver la sécurité de vos données et d’empêcher leur déformation ou altération, leur endommagement ou destruction ou encore leur accès à des tiers non autorisés.

En tout état de cause, toute violation de vos données à caractère personnel (perte, altération, divulgation ou accès non autorisé) susceptible de produire un risque élevé vis-à-vis de vos droits et libertés vous est notifiée dans les meilleurs délais, conformément aux exigences légales et réglementaires applicables.

Une violation de vos données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés est, en toute hypothèse, notifiée auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Évolution et modification de la politique de confidentialité

BOXROAD se réserve le droit d’apporter toute modification, correction et/ou adaptation à la présente politique de confidentialité, à tout moment, notamment afin de se conformer aux exigences légales et règlementaires applicables à la protection des données à caractère personnel et garantir une parfaite transparence de l’utilisation qu’elle fait de vos données personnelles.

BOXROAD s’engage, en tout état de cause, à vous communiquer la nouvelle version de la présente politique de confidentialité, dans les meilleurs délais, afin que vous puissiez prendre connaissance de toute modification, correction et/ou adaptation réalisée.